La implementación de la Factura de Crédito Electrónica ha impulsado a las grandes empresas a optimizar su circuito de pagos a proveedores, de forma tal que sus deudas comerciales no se conviertan en títulos ejecutivos.
Esta normativa ha generado nuevos desafíos para los receptores de este tipo de documentos. Aquí, le contamos algunos:
1) Informar masivamente a la AFIP las facturas pagadas o rechazadas
Una gran empresa debería tener una manera automatizada y única de informar qué hizo con estas facturas. Es impracticable que lo haga manualmente entrando al sitio de AFIP, debido al gran volumen de facturas que gestiona. Para optimizar procesos y tiempos, lo más aconsejable es que utilicen un software que pueda integrar su ERP con los organismos fiscales de manera automatizada.
2) Detectar facturas improcedentes
Es imprescindible identificar este tipo de documentos antes de los 30 días de ser recibida. Las grandes empresas deben reforzar el control de todas las FCE que reciben, de manera tal que, pasados los 30 días, no se conviertan en deuda ejecutiva y puedan ser negociadas en el mercado de valores. Trabajar con una solución de intercambios de documentos comerciales le permitirá tener un mayor monitoreo y sincronización de las facturas de sus proveedores y, en caso de que exista alguna improcedente, rechazarla a tiempo.
Los procesos de trabajo internos de una gran empresa deben poder garantizar que se resuelva el 100% de las facturas en menos de 30 días, sean estas aceptadas, rechazadas o pagadas. Esto implica que todas las áreas de la gran empresa operen sincronizadamente.
3) Saber cómo pagar una factura
Al finalizar el ciclo de facturación, el área de tesorería debe saber de manera fácil y rápida dónde hacer la transferencia y por qué monto. Contar con una solución que permita automatizar y acelerar este circuito, permitirá no sólo reducir tiempos, sino también evitar errores.
4) Conocer el estado de todas las FCE
Mantenerse actualizado con el estado de todas las Facturas de Crédito Electrónicas, así como las Notas de Crédito y Débito asociadas a las mismas es clave para las grandes empresas receptoras. Contar con una solución que permita darnos un estado de situación integrado y actualizado será de gran ayuda.
5) Realizar cambios en su ERP
Esto permitirá el cambio del CBU de pago para cada factura y calcular retenciones para su aceptación. Resolver esto de manera fácil y automatizada no es un proceso simple, en especial porque los proveedores de ERP son multinacionales que tienen que adaptarse a cambios locales.
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